O que seria de um dentista sem sua secretária?

Um dentista que almeja o crescimento deve impreterivelmente ter uma secretária. Ela será o terceiro e quarto braço do dentista.
O que quero dizer com isso? Simples.
A secretária vai manter a engrenagem toda funcionando, liberando o dentista para focar no que ele deve fazer de melhor: “Construir sorrisos”.

Muitos colegas na hora de cortar custos pensam direto em ficar sem secretária, mas isso é um erro fatal. A tarefa da secretária é fundamental. É ela que faz a recepção inicial, que acalma o paciente, que faz os agendamentos, atende o telefone, capta novos pacientes, mantém e fideliza os que já foram captados, faz as cobranças, faz as compras. Enfim, é de função da secretária manter a organização de todo o consultório.

Ao trabalharem juntos, dentista e secretária podem transformar uma simples consulta em uma grande experiência e assim FIDELIZAR O PACIENTE e consequentemente o ecossistema ao seu redor.

Quer compreender mais a relação direta da secretária com o crescimento do seu consultório? Siga com a leitura.

FORTALECER O PROCESSO

Manter o foco no cadastro de cada paciente, seu aniversário, seus agendamentos, seus retornos, seu prontuário, seus pagamentos, conhecendo suas peculiaridades requer tempo e treinamento. A longo prazo todas essas informações coletadas são de grande importância para a clínica a fim de conhecer intimamente seu público alvo e propor ações direcionadas a ele.

A secretária lida também com as faltas e deve responsabilizar-se por contatar para fazer um reagendamento. É ela também que deve monitorar os orçamentos que aguardam aprovação comunicando-se com o paciente a fim de saber o motivo pelo qual ainda não aprovou o início do trabalho.

Essas ações fortalecem o dia-a-dia da clínica.

COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA

É a secretária o elo de comunicação com o mundo no momento em que o dentista está fazendo o atendimento ao paciente dentro do consultório. Afinal, o tempo não pode parar para os profissionais que querem progredir.

No consultório odontológico, o coeficiente humano de comunicação é tão ou mais importante que a estrutura física. Afinal, ninguém quer ser mal tratado ou ignorado. Sempre digo que paciente na sala de espera torna-se impaciente até pelo fator medo que antecede a consulta de um dentista. Ter uma secretária treinada para agilizar essa comunicação faz toda a diferença. E convenhamos, dentista quando está atendendo deve se envolver somente com o paciente e não ficar parando para atender telefone, abrir porta e outras coisas mais que não dizem respeito a quem está sentado na sua cadeira.

ORGANIZAÇÃO

É função da secretária organizar a clínica como um todo. O dentista somente poderá fazer uma boa GESTÃO de seu consultório se a secretária lhe oferecer dados sobre tudo o que acontece.

É nesse momento que entra um bom software de gestão para auxiliar a secretária na organização.

Temos que convir que o dentista que pensa em gerir para crescer, sem ter uma secretária que colete os dados não vai conseguir, porque ele não pode ser duas pessoas ao mesmo tempo. Ou ele atende ou ele coleta e organiza dados.

Um exemplo clássico da função da secretária na organização é ter o conhecimento dos pacientes que não consultam há um tempo e entrar em contato para fazê-lo lembrar que você continua ali.

UPGRADES NA CLÍNICA

A secretária devido a seu conhecimento global do consultório, quero dizer conhecimento do dentista, do paciente e de toda a burocracia do consultório é a pessoa mais indicada a criar elos que facilitem o atendimento e relacionamento.

Aí entra novamente a importância de um software odontológico, porque facilita o dia-a-dia da secretária propiciando que ela tenha tempo para focar em melhorias do processo e crescimento junto com o dentista.

Concluindo, a secretária contribui para que o paciente se sinta satisfeito e com confiança.

O objetivo estará sendo atingido no momento em que você dentista conseguir avaliar em números, o fechamento de orçamentos, os retornos, a captação de novos clientes, seus rendimentos, suas contas a pagar e  principalmente seu potencial de fidelização de pacientes, porque aí você terá a certeza que ele retornará sempre que precisar.

Conseguiu compreender O QUANTO É ESSENCIAL uma secretária?

Se quiser presenteá-la, assine o ORGANIZEE. Com certeza ela vai lhe agradecer por facilitar seu dia-a-dia.

Forte abraço

Simone Cainelli