Gerir um consultório odontológico é uma tarefa difícil , ainda mais no nosso caso dentistas, que acumulamos mais de uma função dentro de nossa Empresa- Consultório.

Bom, se enxergarmos nosso consultório como uma Empresa já é meio caminho andado.

Sei que o objetivo principal de todo profissional, depois de ter prestado um excelente serviço, é rentabilizar, isto é, maximizar os lucros do consultório.

Como os custos são um dos fatores que dependem exclusivamente de nossas decisões, eles são os primeiros a serem cortados em épocas que precisamos aumentar a rentabilidade do consultório.

Mas, temos que ter muito cuidado para o tiro não sair pela culatra, pois temos que priorizar a qualidade do serviço. Reduzir custos em um momento de pânico pode  criar um grande problema de competitividade, portanto, para que façamos isso com mais segurança, temos que manter a calma, o foco e pensar na estratégia e objetivo principal do nosso consultório.

Você pode gerenciar os seus custos através de planilhas em excel, anotações em papel ou informatizando seu consultório com um sistema de gestão.A decisão é sua.

Bom , vamos voltar ao objetivo deste post. A única maneira que temos de aumentar a rentabilidade de nosso consultório sem depender dos clientes é reduzir os gastos com processos.

O professor de Empreendedorismo do Insper (Instituto de Ensino e Pesquisa), Marcelo Nakagawa diz: “As saídas de caixa são mais previsíveis e mais controláveis, por mais que isso exija disciplina e até criatividade”, salienta. As organizações mais enxutas, com custos mais controlados, tendem a ter maiores chances de serem mais saudáveis no médio e longo prazo.”

Ao cortar custos , sem interferir no desempenho e qualidade, você melhora o desempenho do consultório e consequentemente consegue aumentar a competitividade. Para isso é importante uma gestão diferenciada do consultório.

A questão é , como melhorar gestão e competitividade na prática?Como  inter-relacionar as duas?

Tenha consciência de um item: melhorar a eficiência  com eficácia esta muito longe de ser uma tarefa fácil para nós  dentistas.

Em um levantamento realizado com 420 executivos de empresas americanas com 20 a 200 funcionários, a empresa de recursos humanos Tag Employer Services descobriu que, para a maior parte dos entrevistados, “aumentar a eficiência” é o principal desafio do mundo dos negócios, seguido por “atrair novos clientes” e “ganhar espaço no mercado”.

Uma boa forma de aumentar a eficiência é iniciar as coisas com prudência, isto é , aos poucos e o Organizee é um sistema  que prioriza que você utilize no mínimo 80% do que você contratar, porque Eu como Dentista sei o quanto vale o seu dinheiro.

Imagine a seguinte situação:

Obcecado pela ideia de que o consultório  tem que gastar o mínimo possível, com um olho aberto para a economia e outro fechado para a satisfação com o serviço, o dentista decide demitir uma secretária. A queda na qualidade do atendimento, argumenta, não será sentida pelos pacientes.

Vamos agora fazer uma análise da situação.

#1 A secretária inicialmente demitida, fazia agendamentos,atendimento ao telefone, ligações para confirmação de consultas, cobrança, serviço de banco ,compras , entre outros trabalhos administrativos.

#2 Ao demiti-la o profissional pensou. Farei Eu mesmo essas atividades e posso pedir para a minha auxiliar ajudar.

Você realmente acredita que ele irá conseguir manter a qualidade do serviço dentro do consultório, veja bem, não estou falando da parte administrativa e sim da parte clínica?

São enormes as chances que o desfecho dessa história seja :

1# Vários afazeres, tiram o seu foco clínico. Não sobra tempo  para estudar um caso antes de fazê-lo e muitas vezes nem cobra o paciente, acaba esquecendo. Cansaço, mau-humor, pouco tempo de lazer, dores por todos os lados passam a fazer parte de seu dia.

2#Resultado, rentabilidade continua caindo e ele sente-se mais pressionado ainda. Então,  resolve trocar de fornecedor,comprar materiais mais baratos, trocar de laboratório e por fim aumentar os preços e reduzir facilidades de pagamento. Você realmente acredita que esse tipo de atitude vai levar a algum lugar de êxito? Sinceramente torna-se uma bola de neve de atitudes impensadas.

Se você tem minha planilha de custos tem a consciência de que custos fixos+variáveis+forma de tributação , são os grandes vilões de nossos gastos. Matéria prima, isto é, materiais, quase não fazem diferença no nosso preço final . Então por favor , não abra mão da qualidade dos seus materiais.

Como deveria proceder antes de reduzir funcionários:

Primeiramente, analisar  qual é o seu principal papel na equipe e se uma mudança acarretaria em comprometer essa função.

Em um segundo passo avaliar as atividades executadas pela secretária e antes de optar pela demissão tentar realocar seu tempo. Exemplo:

Quanto tempo leva no telefone confirmando consultas. Normalmente devido ao número de pacientes do dia pode ocupar 1 hora para mais , fora o custo do telefone.

Opção de solução ao invés de demitir:

1# Contratação de Sms automático ;

2# Conversar com a secretária e reduzir seu tempo de trabalho o que acarreta uma diminuição proporcional do salário;

3# Focá-la em captação de pacientes através de redes sociais nesse tempo que ela usava no telefone. Conheça o Blog do  Ednei Braga, ele pode te ajudar nesse ítem;

4# Utilizá-la na parte organizacional do consultório no que se refere a custos, caixa, fluxo de caixa;

5# Quem sabe direcioná-la a alimentar um sistema de gestão odontológica para que você enxergue mais claramente a situação e possa tomar atitudes antecipadas, evitando problemas.

O que parece ser um gasto, pode tornar-se um alimentador de rendimentos e você poder focar na qualidade do seu atendimento clínico tornando isso sua única preocupação.

Preste atenção, não se pode economizar no caminho da prosperidade. Quando se corta custos sem considerar o impacto da decisão para os seus pacientes, você deliberadamente escolhe um caminho desastroso a longo prazo.

Cedo ou tarde, se a preocupação com a qualidade for deixada de lado ( e aqui refiro-me a desde a entrada no seu consultório, passando pela secretária, dentista até a saída e novo agendamento), os pacientes vão perceber.

“Embora as pessoas se preocupem com o valor dos produtos,  elas dão ainda mais atenção para como esses produtos dão sentido a sua vida”,escreve Roberto Verganti, professor de Liderança e Inovaçãona universidade italianaPolitecnico di Milano, em artigo na Harvard Business Review.

Então , segue mais algumas sugestões:

Converse com seu contador, avalie seu tipo de tributação

Negocie com fornecedores, mas não baixe a qualidade dos materiais

Negocie com seu laboratório se for o caso

Invista em tecnologia para aproveitar melhor o seu tempo de atendimento

Aposte em serviços na nuvem, pois podem ser acessados de qualquer lugar

Experimente um software de gestão. O Prophet será desruptivo, um marco na odontologia.Inicie com Cadastro+Agenda +Sms.

Corte luxos e gastos desnecessários

Aproveite melhor seus funcionários realocando funções

Utilize as redes sociais para captação de pacientes

Reavalie suas parcerias, seus percentuais de comissão

Reduza energia elétrica

 Essa é a orientação de André Ferreira, da empresa Luminae, que faz projetos deeficiência energética. Em entrevista à revista Exame PME, Ferreira afirma que uma empresa de até 50 funcionários que decidir trocar 180 lâmpadas incandescentespor modelos de LED pode alcançar uma economia de até 80% nos gastos com iluminação.

Reduza água, mantendo a cuspideira desligada e utilizando torneiras com fechamento automático ou com comando de pé

Divida o consultório com profissionais de áreas que complementem a sua.

Por fim de o exemplo, como  diz Bernardinho, técnico da  seleção brasileira masculina de vôlei, com seis medalhas olímpicas no currículo, empresário e autor do livro “Transformando Suor em Ouro”.

 A receita dele para ser um bom líder: “Liderar pelo exemplo e transformar pela atitude”.

Mesmo quando as pessoas se sentem pressionadas financeiramente,elas não querem  sentir-se pobres. Então , lembre-se corte custos, mas não corte significados.

Espero que esse post tenha sido útil e contribuído com você.

Um grande abraço e de coração, muitos sorrisos.

Simone